Afficher un ruban personnalisé à l'ouverture d'un document spécifique

Le propos de cet article

Suite à une question d'un utilisateur du forum voulant offrir un accès rapide à des document, je vous propose de voir comment personnaliser un fichier Word pour qu'il génère l'affichage d'un nouveau ruban quand on l'ouvre et donnant ainsi accès à des documents voir des outils supplémentaires.

Nous verrons à la fin comment faire pour que ce fichier/ruban soit tout le temps disponible dans Word.

Le contenu de ce nouveau ruban sera minimaliste : 2 icones permettant d'ouvrir chacune un fichier.

L'objectif ici est de montrer le principe, je ferais peut-être par la suite des articles pour générer des rubans avec des contenus/commandes plus complexes mais le principe sera toujours le même.

Étape 1 : Créer un fichier customUI.xml

Via un éditeur de texte (Bloc-Notes ou autre), coller le code suivant et enregistrer le sous le nom customUI.xml par exemple.

<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui">
<ribbon>
<tabs>
<tab id="UnFormeTab" label="1forme.fr">     
<group id="DocsGp" label="Documents">
         <button id="Doc1Bt" onAction="Ruban1FormeActions" size="large" imageMso="CreateShortcutMenuFromMacro" label="Doc n°1" />
         <separator id="Sep1" />
         <button id="Doc2Bt" onAction="Ruban1FormeActions" size="large" imageMso="CreateShortcutMenuFromMacro" label="Doc n°2" />
</group>
</tab>
</tabs>
</ribbon> 
</customUI>                    

• Le ruban aura pour étiquette "1forme.fr".
• Il y aura un groupe ayant comme étiquette "Documents"
• Un bouton ayant comme étiquette "Doc n°1" permettant d'ouvrir le document1.
• Un séparateur (facultatif).
• Un bouton ayant comme étiquette "Doc n°2" permettant d'ouvrir le document2.

Voici le résultat attendu.

Attention : le fichier xml est sensible à la casse (exemple : label = "Doc n°1" et non pas Label = "Doc n°1").

Étape 2 : Création du code VBA correspondant aux actions des boutons

Dans Word :

1. Alt + F11 pour ouvrir Visual Basic Editor (VBE).
2. Dans VBE, Insertion>Module pour créer un nouveau module.
3. Coller dans ce nouveau module le code suivant :

Sub Ruban1FormeActions(control As IRibbonControl) 
    Select Case control.ID 
        Case "Doc1Bt" 
            Documents.Open "C:\MesDoc\_A_Supprimer\D1.txt" 
        Case "Doc2Bt" 
            Documents.Open "C:\MesDoc\_A_Supprimer\D2.txt" 
    End Select 
End Sub

Les ID doivent correspondre à ceux du fichier customUI.xml.

Enregistrer le document en .docm ou .dotm (s'il doit être ouvert automatiquement).

Étape 3 : intégration du fichier customUI.xml dans le document Word

Copie du fichier customUI.xml

1. Ajouter l'extension ".zip" au fichier ".dotm" => Par exemple : TestRuban.dotm devient TestRuban.dotm.zip.
2. Ouvrez l'archive zip.

N'utiliser pas l'explorateur de fichier Windows mais un programme dédié (7zip, Winzip, Winrar…) sinon vous serez confronté à certains désagréments lors des manipulations de l'archive.

3. Ajouter le fichier customUI.xml à la racine de l'archive (glisser l'icône).

Mise à jour du fichier rel

Dans le dossier "_rels" à la racine, on va modifier le fichier ".rel" en ajoutant une balise supplémentaire pour référencer le fichier customUI.xml.

1. Glisser hors de l'archive le fichier .rel.
2. Via un éditeur de texte (Bloc-Notes ou autre), coller le code suivant avant la balise de fermeture <Relationships>.

<Relationship Id="r1Forme" Type="http://schemas.microsoft.com/office/2006/relationships/ui/extensibility" Target="customUI.xml"/>

Résultat attendu :

Étape 4 : Test et finalisation

Enlever l'extension ".zip" au fichier => Par exemple : TestRuban.dotm.zip devient TestRuban.dotm.

Test de notre nouveau ruban

Avant d'ouvrir le fichier, activer cette option (Fichier>Option) le temps de tester ce nouveau ruban.

Ouvrer le fichier, le ruban devrait apparaitre.

• Si le ruban n'est pas présent : activer un autre ruban que celui déjà actif pour afficher peut-être un message d'erreur pouvant aider à déterminer la source du problème.
• Si le ruban est présent : Tester les commandes présentes dans votre ruban.

Accéder facilement à ce ruban à chaque utilisation de Word

Vous voulez accéder ou fournir à vos utilisateurs l'accès à ces ressources en continue.

On pourrait fournir aux utilisateurs :

• Un tuto "Comment personnaliser manuellement les rubans d'Office".
• Un fichier de personnalisation (.exportedUI) à appliquer dans Office via Fichier>Options>Personnaliser le ruban.

Ces solutions conviennent si les personnalisations ne sont que les outils/commandes fournies dans Office par Microsoft et nécessitent une certaine manipulation dans l'application.

La solution que je propose ici permet :

• Plus de liberté de personnalisation (ici par exemple l'accès à des fichiers)
• Une "installation" simplement, il suffit de "poser" le fichier dans un dossier spécifique

Le fichier que nous venons de réaliser (en .dotm !) doit simplement être placé dans ce dossier :

C:\Users\PROFIL\AppData\Roaming\Microsoft\Word\STARTUP

(Adapter le lecteur et le nom du profil)

Il suffira de remplacer le fichier en cas de mise à jour du ruban.

Il sera ainsi ouvert automatiquement, en mode masqué et nous présentera notre ruban.

Merci pour votre attention bienveillante.